Esben har jobbet som forretningsutvikler hos Malling & Co siden 2018. Han har fingeren på pulsen i forhold til hvilke selskaper som er på flyttefot, og hva som tilbys av næringsareal. Esben har en bakgrunn fra Markedshøyskolen i Oslo, og kom til Malling & Co etter 5 år i forskjellige forretningsmiljøer i Danmark. Tross sin unge alder har han opparbeidet seg bred erfaring innen forretningsutvikling, vekst og salg. Etter å ha utviklet et foodtruck konsept i Danmark nøler han ikke med å fortelle om økologisk jordbruk, mat og røkeridrift.
Avdelingsdirektør i Legemiddelverket, Liv Sigurdsson, har deltatt i flere flytteprosesser. Legemiddelverket flyttet nylig inn i nye kontorlokaler, og dette er første gangen hun har engasjert en leietakerrådgiver til å ta seg av hele prosessen. - Jeg gjør det aldri mer alene.
Da leiekontrakten nærmet seg sitt utløp, engasjerte Legemiddelverket Malling & Co Leietakerrådgivning til å bistå gjennom hele flytteprosessen. I slutten av desember flyttet virksomheten inn i nye lokaler, og avdelingsdirektøren er veldig fornøyd med å ha benyttet Malling & Co Leietakerrådgivning i både søke- og realiseringsfasen.
«Det er en enorm fordel å engasjere en profesjonell aktør til å delta i begge faser. Dette er en lang og tidkrevende prosess, og det er viktig at Malling & Co Leietakerrådgivning kjenner kunden godt.»
– Sigurdsson, avdelingsdirektør i Legemiddelverket
Suveren i forhandlinger
Malling & Co Leietakerrådgivning har bistått Legemiddelverket i den tre år lange flytteprosessen. I søkefasen gjorde de alt fra å utarbeide prosessplan til å lage en detaljert kravspesifikasjon, gjennomføre søk etter lokaler, hjelpe til med å sile ut de beste tilbudene, gjennomføre befaringer og forhandle kontrakter. Spesielt trekker Sigurdsson frem den store fordelen de hadde av kompetansen til Malling & Co Leietakerrådgivning i forbindelse med forhandlingene i denne fasen.
– Gårdeiere har profesjonelle forhandlere, og vi ville ha befunnet oss på helt ulike nivåer dersom vi skulle ha gjennomført forhandlingene på egenhånd. Malling & Co Leietakerrådgivning kjenner utleiere, markedet og deres metoder. De er suverene når det gjelder forhandlinger, og vi ville aldri ha klart å oppnå en like god kontrakt på egenhånd, slår Sigurdsson fast.
«Jeg gjør det aldri mer alene.»
– Sigurdsson, avdelingsdirektør i Legemiddelverket
Det er krevende å gjennomføre forhandlinger og det er nødvendig å forstå de ulike partenes forhandlingsposisjon for å vite hvor mye leietaker kan kreve. Samtidig har gårdeiere lang erfaring i å forhandle frem kontrakter, noe som fort kan skape en skjevhet i forhandlingsferdighetene.
– Malling & Co Leietakerrådgivning mestret å finne det balansepunktet hvor utleier aksepterte kontrakten, men samtidig godtok krav som gjorde kontrakten romslig for oss. Det gjorde at resten av prosessen gikk etter planen, sier hun.
Vurder du å flytte kontorlokaler? Slik ser kontorleiemarkedet ut i 2017.
Bredt søk med egne databaser
Når Malling & Co Leietakerrådgivning søker etter kontorlokaler, tar de direkte kontakt med relevante aktører i bransjen som gårdeiere og utleiemeglere. I tillegg supplerer de dette søket med lokaler fra egen database, som er kartlagt av eiendomshusets analyseavdeling, som blandt annet også inkluderer arealer for fremleie. De kartlegger hele markedet med lupe, og det er en stor fordel at de i tillegg benytter egne databaser. Dette gir et bredt og grundig søk, forklarer hun.
Har du fått med deg vår nyeste markedarapport? Klikk her for å laste den ned - gratis.
Effektiv beslutningsprosess
Da kontrakten med den nye gårdeieren var signert, gikk Legemiddelverket inn i realiseringsfasen. Dette er den mest tidkrevende fasen der de nye lokalene skal tilpasses kravspesifikasjonene før de står klare til innflytting.
– Malling & Co Leietakerrådgivning organiserte hele gjennomføringen og opprettet prosjekter der alle de nødvendige representantene for Legemiddelverket ble inkludert. Dette viste seg å være helt nødvendig for at løpende beslutninger ble tatt av riktige personer, sier Sigurdsson.
Malling & Co Leietakerrådgivning jobbet med Legemiddelverket i over ett år før de gikk inn i realiseringsfasen. Dette trekker Sigurdsson frem som en stor fordel.
– På dette tidspunktet kjente Malling & Co Leietakerrådgivning oss godt, og de visste hvordan vi jobbet og tok beslutninger. Det ville ha vært en bratt bakke å forsere om vi hadde engasjert et nytt eiendomshus i denne fasen, forklarer hun.
– Og det hadde vi ikke hatt tid til, legger hun til.
Utfordret gårdeiers forslag
Legemiddelverket signerte kontrakt om leie av kontorlokaler som skulle totalrenoveres. Hver 14. dag i nesten to år bisto Malling & Co Leietakerrådgivning i byggemøter for å sikre fremdrift og at kravene ble oppfylt.
«Kontrakten blir hele tiden testet i byggemøter, og igjen er det en stor skjevhet i kompetanse. Malling & Co Leietakerrådgivning kjenner markedet og har vært gjennom mange byggeprosjekter tidligere. De var derfor helt nødvendige å ha med i møtene.»
– Sigurdsson, avdelingsdirektør i Legemiddelverket
Avdelingsdirektøren er veldig fornøyd med det endelige resultatet og gir Malling & Co Leietakerrådgivning mye av æren for dette.
– Når gårdeier forsøkte å velge litt enkle løsninger, utfordret Malling & Co Leietakerrådgivning dem på disse løsningene og kom med egne forslag. Dette sparte vi penger på, samtidig som vi valgte løsninger som tillot oss å kombinere estetikk og funksjonalitet.
– Vi blir aldri like gode
Sigurdsson har byttet kontorlokaler tre ganger tidligere, både med og uten hjelp. Nå fraråder hun bedrifter å gjennomføre denne jobben på egenhånd.
«Vi blir aldri så gode som en bedrift som driver med dette hver eneste dag. Vi kan sette av masse ressurser og likevel ikke nå det nivået en profesjonell aktør opererer på.»
– Sigurdsson, avdelingsdirektør i Legemiddelverket
