Fra visjon til virkelighet: Swecos teknologidrevne hovedkontor

Hva skal til for å skape en arbeidsplass der ansatte elsker å jobbe, medarbeidertilfredsheten øker og hvor turnoveren synker?  I Swecos nye hovedkontor i Veksthuset på Grønland viser de hvordan smarte teknologiløsninger og innovative arbeidsformer kan sette en ny standard for fremtidens arbeidsliv.

En moderne utfordring

Da Sweco besluttet å flytte til nytt hovedkontor, var ambisjonen klar: å skape mer enn et funksjonelt bygg. De ønsket et inspirerende miljø som reflekterte selskapets innovative ekspertise – et sted der mennesker, bærekraft og teknologi møtes– et arbeidssted som er mer fristende enn hjemmekontoret, som fremmet sosialisering, samarbeid og samfunnsansvar. Samtidig ønsket Sweco at bygget skulle være en levende del av deres merkevare, et bevis på deres lederskap innen bærekraft og innovasjon.

Datadrevet tilnærming

For å realisere ambisjonene sine samarbeidet Sweco tett med Malling & Co. Vår rolle var å omgjøre Swecos visjoner til konkrete løsninger, en prosess som krever strategisk tenkning, teknologisk kompetanse og brukerinvolvering.

Kravspesifikasjon

Før vi i det hele tatt visste hvor det nye hovedkontoret skulle ligge, utviklet vi en omfattende kravspesifikasjon som definerte alt gårdeier skulle levere til Sweco som leietaker: fra materialvalg og fargepaletter til teknologiske krav som sensorer, nettverksinfrastruktur, sikkerhetsanlegg og digital styring.
Et eksempel på en av utfordringene med det gamle hovedkontoret var at Sweco manglet innsikt i hvordan bygget ble brukt og hvordan de ulike avdelingene benyttet hjemmekontor i forhold til hverandre. For å optimalisere kapasitet og organisering inkluderte vi blant annet i kravspekken at bygget skulle samle inn bruksdata ved hjelp av sensorikk. Disse dataene skulle vise seg å bli svært verdifulle, også for de ansatte selv.

Pilotkontor: Testing i praksis

Med flere år til innflytting, utnyttet vi tiden til å teste ut nye arbeidsplasskonsepter. Sweco etablerte et pilotområde på 1 000 kvadratmeter i sine eksisterende lokaler. Her ble alt fra fleksible plasser ("clean desk, free seating") og Teams-rom, til ulike typer møterom, møbler og teknologiske løsninger på både arbeidsplasser og i møterom, testet. Vi eksperimenterte også med forskjellige måter å organisere avdelingene. 

Vi målte bruken ved hjelp av sensorer og gjennomførte spørreundersøkelser. Dataene ga oss svar på spørsmål som:

• Hvor mange møterom og Teams-rom trenger vi per ansatt?
• Hvordan kan teknologi støtte både individuell fordypning og samarbeid?
• Hvilke rom og arbeidsstasjoner er mest populære – og hvorfor?

Denne datadrevne tilnærmingen ble grunnlaget for byggets endelige design, skreddersydd til brukernes faktiske behov.

Involvering av brukerne

Swecos ansatte var sterkt involvert i hele prosessen. Det ble etablert en brukergruppe på 20–30 representanter fra ulike avdelinger. Disse møttes jevnlig for å dele informasjon og for å gi innspill til viktige føringer og beslutninger underveis.

Den digitale brukerreisen

En nøkkelavgjørelse var utformingen av den digitale brukerreisen, som vi meislet ut i en workshop med brukergruppen halvannet år før innflytting. Basert på hypoteser fra Swecos prosjektledere og vår egen erfaring, definerte vi kriterier for brukerreisen – altså de ansattes behov og ønsker før, under og etter arbeidsdagen. Et sentralt punkt var behovet for en egen app som kunne erstatte flere enkeltstående og ofte kompliserte systemer som var utilgjengelig og krevende å bruke.

Workshopen ga oss verdifull innsikt og noen overraskelser. I motsetning til mange andre leietakere var Swecos ansatte mer opptatt av sosialisering og gruppetilhørighet enn muligheten til å kunne booke og kjøpe inn ulike service og tjenestetilbud. Swecos ansatte arbeider tredelt – på kontoret, hjemme eller hos kunde. Spørsmål som "Hvor er teamet mitt i dag?" og "Hva skjer på arbeidsplassen min?" var viktigere, og ville gjøre det enklere å planlegge hjemmekontordager på tidspunkter da andre i teamet var hjemme eller ute på byggeplassen.

Funnene ble presentert for ledergruppen, sammen med forslag til hvordan teknologien kunne imøtekomme disse behovene. En mobilapp, fysiske infoskjermer som viste hvor folk satt, og smart møtebooking stod høyt på listen. Etter å ha fått klarsignal, begynte vi å kravspesifisere appen, og sammen med gårdeier bisto vi med anskaffelsen og implemeteringen. 
Brukernes tilbakemeldinger var avgjørende for å tilpasse teknologi og design i bygget og funksjonalitet i appen, for å skape en arbeidsplass folk kunne trives og blomstre i.

Valg av bygg

Etter en omfattende utvelgelsesprosess med flere gode bygg, så falt valget til slutt på Veksthuset i Urtekvartalet, eid av Eiendomsspar. Dette området i Grønland er i rask utvikling, med planer om å bygge ut over 300 000 kvadratmeter med nye kontorbygg. Eiendomsspar hadde allerede planer om moderne infrastruktur og bærekraftige løsninger, noe som gjorde Veksthuset ideelt for Swecos ambisiøse prosjekt.

Eiendomsspar viste en imponerende forståelse for behovene til moderne virksomheter, og deres vilje til å investere i fremtidsrettede løsninger var avgjørende for prosjektets suksess. Deres engasjement for å utvikle Grønland til en levende og bærekraftig bydel samsvarte perfekt med Swecos egne mål.

Innovative teknologiske løsninger

En måned før innflyttingen hadde vi hyppige møter med brukergruppen for å presentere løsninger, romfordeling og teknologien som ble tatt i bruk. Her er noen eksempler på løsninger i Swecos nye hovedkvarter:

• Infoskjermer: Vi utviklet et grensesnitt for datainnsamling som ble brukt på infoskjermer, der ansatte kunne se hvor de ulike avdelingene sitter og hvilke møterom som er tilgjengelige og hvordan personbelastningen er i de ulike etasjene.
• Møteromsteknologi: For å forenkle deling av skjerm og hybrid samhandling i møter valgte vi et nytt svensk produkt hvor du kan dele ved å trykke på en enkel fysisk knapp. Vi installerte også lamper utenfor møterom som lyser grønt eller rødt så ansatte raskt kan finne et ledig rom for å ta en telefon eller et møte. All bruk av møterom blir også analysert for fremtidige beslutninger.
• Samhandling: Vi opprettet flere spesialromfor kvalitetskontroll og hybrid samhandling i BIM.modeller. Blant annet med et eget rom med stor touchskjerm for kvalitetssikring av tegninger, og et bransjens råeste BIM-rom i kjelleren for bygningsmodellering. 
• Sweco Torg: «Stuen» og en møteplass for alle Swecos ansatte, Torget er en kombinasjon av møteplass, kundetorg og showroom. Her finner du byggets beste kaffe, ombrukte møbler, undervisning- og møterom. I tillegg er  en 6,5 meters LED-skjerm som ble designet for viktige møter og prosjektpresentasjoner.

Et av de mest innovative løsningene for å både skape innsikt til de ansatte og for Sweco som virksomhet, var å gjenbruke byggets signaler, uten å måtte anskaffe masse ekstra sensorer.

Ved å utnytte eksisterende bygg-sensorer til å måle bruken av rom og arealer, reduserte vi behovet for ytterligere investeringer i utstyr, et tema kollega Thomas Melheim skriver godt om i artikkelen En eiendomsteknologs bekjennelser.

Resultatet: Mer enn bare en arbeidsplass

I dag er Swecos nye hovedkontor mer enn bare en arbeidsplass – det er en destinasjon som inspirerer, samler og skaper verdi. Med over 3 500 kvadratmeter per etasje, tilbyr bygget romslige og moderne fasiliteter. Utstyrt med teknologiske løsninger som grønne lys utenfor møterom og sømløse digitale grensesnitt, gjør kontoret hverdagen enklere og mer effektiv for de 800 Sweco-ansatte som jobber der. 

Effektene har vært tydelige:

• Økt medarbeidertilfredshet: Ansatte opplever at bygget støtter deres arbeid og samarbeid bedre.
• Redusert turnover: Det nye hovedkontoret har blitt et strategisk verktøy for å tiltrekke og beholde talenter.
• Styrket merkevare: De innovative løsningene reflekterer Swecos posisjon som ledende innen bærekraftig innovasjon.

Bygget har også tiltrukket seg oppmerksomhet fra nasjonale og internasjonale aktører som ønsker å lære av de implementerte løsningene. Sweco sitt nye kontor har raskt blitt til en pioner og fasit til fremtidens arbeidsplass!
Vivi-Ann Conradi, Facility Manager i Sweco, beskriver prosjektet slik:

"Det nye hovedkontoret vårt er langt mer enn en arbeidsplass – det er en arena for samarbeid og innovasjon midt i hjertet av Oslo. Med fleksible soner og avanserte teknologiske løsninger gir bygget oss muligheten til å jobbe på tvers av team og divisjoner, samtidig som det inspirerer til trivsel og nytenkning. Beliggenheten på Grønland gir oss en unik nærhet til byutviklingen vi selv er med på å forme. Malling & Co Technology har vært uvurderlige rådgivere som har hjulpet oss med å omsette våre ambisjoner til konkrete, moderne løsninger. Deres evne til å kombinere teknologisk innsikt med praktisk gjennomføring har vært svært viktig  for prosjektets suksess.”

En ledestjerne for bransjen

Swecos nye hovedkontor i Veksthuset har blitt en modell for andre som ønsker å revolusjonere sine kontorbygg, og hver uke valfarter besøkende for å lære og bli inspirert. Vi i Malling  er stolte av å ha bidratt til denne suksesshistorien sammen med Sweco og Eiendomsspar. Det største beviset på dette er de ansatte, som vi stadig får begeistrede tilbakemeldinger fra. Teknologinerder som vi er, det som inspirerer meg og mine kolleger er å skape fremtidsrettede arbeidsplasser som inspirerer folk og gjør hverdagen deres enklere. Et slikt bygg har Veksthuset blitt.

Vil du vite mer?

Er du nysgjerrig på prosjektet, eller trenger dere hjelp til å skape fremtidens arbeidsplass? Vi hjelper deg gjerne!

Last ned vår e-bok, "Proptech: Slik lager du en digitaliseringsstrategi", og få en konkret guide til hvordan teknologi kan brukes for å møte dagens behov og fremtidens utfordringer. Når du er klar til å ta neste steg, er våre rådgivere klare til å skreddersy løsninger som passer din virksomhet.

Last ned e-boken her – og ta kontakt med oss i dag!