Realiserer leietakernes drømmer med stålkontroll og glimt i øyet

Som siviløkonom med master i samspillsentreprise har Torgunn Skaalen Berg allerede innfridd kompetansekravene til stillingen hun har som en av to teamledere for Prosjektledelse, gruppen som styrer realiseringsfasen av et leietakerprosjekt.

Men en ekstra fordel hun og hennes kollegaer på teamet har, som ikke kan måles i antall studiepoeng eller års erfaring, er å være gode medmennesker. Slikt blir det tillit, trygghet og respekt av, og dermed førsteklasses resultater for leietakerne – i form av fantastiske lokaler med helt unike egenskaper! 

– Jeg opplever ofte at jeg kommer lenger i tøffe entreprenør- og leverandørforhandlinger med menneskelig varme og et glimt i øyet enn med alvorlige miner og bastante meninger, sier Torgunn. – Det er tross alt mennesker vi jobber med, ikke maskiner.  Det hadde ikke funket like godt overfor roboten vår Alfred, legger hun spøkefullt til.  

– Vi ser også at det i realiseringsfasen, hvor det er så ekstremt viktig å få tatt alle de rette valgene til rett tid, er mange følelser involvert for leietaker og deres ansatte. Folk er vanedyr og liker generelt sett ikke endringer, og da er det helt avgjørende at vi er forståelsesfulle og støttende for dem i overgangsfasen. Det gjør prosessen smidigere og bedre for alle parter, og det er samtidig givende og meningsfullt for oss som rådgivere. 

Realiseringsfasen er den siste, men kanskje viktigste fasen 

Et leietakerprosjekt hos Malling & Co Leietakerrådgivning deles inn i tre faser. – Den første fasen handler om arbeidsplasskonseptet, der et dedikert team hjelper leietaker med å komme frem til den beste løsningen for utformingen av de nye kontorlokalene, forklarer Torgunn.  

– En tydelig trend nå er det fleksible arbeidsplasskonseptet med gode plasser for teamarbeid, kombinert med egne soner og rom dedikert til enten møter, arbeidsro, samarbeid eller sosialisering.  

– Siden vi kjenner alle de store interiørselskapene hjelper vi til med å finne interiørarkitekter som kan skape det perfekte visuelle uttrykket i lokalene. Vi ønsker også at alle involverte har mer fokus på gjenbruk, ombruk og bruktkjøp enn tidligere, noe som er helt i tråd med gjeldende bærekraftsmål. 

Les også «Leietakere stiller krav til bærekraft» 

– Når arbeidsplasskonseptet er spikret kommer søkefasen, hvor et annet team i Malling & Co Leietakerrådgivning går ut i markedet sammen med leietaker for å finne de rette lokalene, sier Torgunn. – Samtidig utarbeider vi en detaljert kravspesifikasjon basert på leietakerens ønsker og behov i kombinasjon med vår ekspertise og anbefalinger. Den blir vedlegg til leiekontrakten.  

– Så snart leiekontrakten er signert er det mange som tenker at den største jobben er gjort. Men det er kanskje da den viktigste og mest kritiske fasen starter, hvor mye kan gå galt om man ikke har en detaljert og strukturert fremdriftsplan. Denne fasen kaller vi altså realiseringsfasen, og den kan vare i alt fra noen måneder til flere år, avhengig av om det er et rehabiliteringsprosjekt eller et nybygg.  

LES OGSÅ: «Redd Barna fikk husdrømmen oppfylt med spektakulært bærekraftsbygg!» 

Sørger for at kravspesifikasjonen forvaltes og overholdes 

Det Torgunn og resten av Prosjektledelse-teamet i Malling & Co Leietakerrådgivning gjør i realiseringsfasen er å sørge for at alle de tekniske detaljene i kravspesifikasjonen blir oversatt til fysiske sluttprodukter og løsninger som er i henhold til kundens ønsker og interiørarkitektens helhetsplan. Dette kan være alt fra riktig plassering av stikkontakter til utforming og detaljering av fast inventar som kjøkken og garderober. 

– Dette arbeidet må gjøres i takt med entreprenørens og gårdeierens fremdrift, som har overtatt styringen av det som nå har blitt til et bygge- eller rehabiliteringsprosjekt, sier Torgunn. – Her er en av våre viktigste oppgaver å hjelpe leietaker med å vurdere og overholde de mange innmeldingsfristene som kommer fra entreprenøren, for eksempel valg av gulv, belysningsplan eller kjøkkenløsning.  

– Hvis leietakeren ønsker endringer sørger vi for at de nyvalgte produktene holder samme kvalitet og mengde som spesifisert i kravspesifikasjonen, eller at vi får omdisponert verdiene i kravspesifikasjonen til andre løsninger som passer bedre til konseptet og leietakers ønsker. Vi har hele veien en T-konto hvor vi fører inn eventuelle tillegg og fratrekk for å holde oversikten over kostnadene og fradragene. Målet er nullspill når leietakeren setter nøkkelen i døren og har fått alle ønskene oppfylt, og at alle parter opplever en smidig prosess og en god start på leieforholdet. Da har vi forvaltet kravspesifikasjonen riktig, strukturert prosessen på en god måte og realisert leietakerens drømmer! 

– Vi har et tips til alle som vurderer å bytte kontorlokaler: Start tidligere enn du hadde tenkt, for prosessen tar lenger tid enn du tror. Og bruk en erfaren leietakerrådgiver som har vært gjennom nøyaktig den samme prosessen hundrevis av ganger før. Det sikrer deg det beste resultatet og sparer deg for tid, feiltrinn, ekstra kostnader og mye frustrasjon, slår Torgunn fast. 

LES OGSÅ: «Leietakerrådgiverne i Malling: Vi selger lave skuldre» 

Fremdriftsplan med 400 punkter 

For å klare å holde orden på alle innmeldingsfristene og de andre oppgavene som leietaker er nødt til å forholde seg til i realiseringsfasen, følger teamet til Torgunn en omfattende fremdriftsplan.  

– Det er akkurat her mange leietakere ikke har nok kunnskap, erfaring, ressurser og tid til å klare å følge opp selv. De over 400 punktene i fremdriftsplanen vår er nøye utarbeidet basert på lang erfaring og solid teknisk og økonomisk kompetanse innad i Eiendomshuset Malling & Co, sier Torgunn.  

– Vi ser nærmest på fremdriftsplanen som en hellig bok og bruker den uansett om leietakerprosjektet er lite eller stort. Den gir oss stålkontroll over prosjektet og sikrer at leietakeren får nøyaktig det som ble avtalt i kravspesifikasjonen eller det som leietaker måtte ønske. I tillegg sikrer den alle andre aspekter i prosjektet. Ingenting er glemt, og hvert eneste aspekt i et prosjekt er ivaretatt av fremdriftsplanen! 

– Den siste delen av realiseringsprosessen er selve flyttingen. Da ordner vi med flyttebyrå, logistikk, leveranseplaner og montasjeplaner. Vi er edderkoppen i nettet og har kontroll på ting som leietaker ikke har kjennskap til og minner de på alt som skal gjøres. Helt ned til de minste detaljer som å melde adresseendring, sier Torgunn med et smil.  

LES OGSÅ: «BDO inn i fremtiden: Sikrer fasiliteter i ikonisk næringsbygg» 

Torgunn og teamet 

Prosjektledelsesteamet til Torgunn og Anneli Bagne Ingebo består av 5 meget kompetente og engasjerte mennesker med bakgrunn fra finans, økonomi, business management og development planning. Sammen med de andre i Malling & Co Leietakerrådgivning leverer de en komplett leietakerrådgivertjeneste til små og store selskaper.  

– Fordelen med å jobbe i et så stort firma som Eiendomshuset Malling & Co er at du har hele eiendomshuset i ryggen og kan få svar og støtte internt hvis du trenger det. Vi har utrolig mye kompetanse og erfaring på huset, og kan derfor spille hverandre gode. Vi mener selv at dette er helt unikt, og kan slå fast at vi er best i Norge på leietakerrådgivning, sier Torgunn stolt.  

– Jeg føler meg trygg i det jeg driver med, samtidig lærer jeg noe nytt hver dag. Jeg får heldigvis aldri følelsen av å være utlært. Det er en kjempespennende jobb og jeg gleder meg til hver arbeidsdag! 

– Eiendomshuset Malling & Co har vokst ekstremt raskt bare på de 5 årene jeg har jobbet her, og gått fra rundt 150 til 300 medarbeidere. Det tyder på at hele huset, inkludert vår avdeling på leietakerrådgivning, leverer kvalitetstjenester som er ettertraktet og anerkjent i markedet.  

Hvordan kan Malling & Co Leietakerrådgivning hjelpe din virksomhet? 

Malling & Co Leietakerrådgivning kan enten fungere som en innleid prosjektleder eller som en høyrehånd til en intern prosjektleder. Det kommer litt an på hva som er ønskelig. Uansett er det viktig at den interne prosjektlederen har en tydelig stemme ut i organisasjonen for å skape trygghet og unngå at de ansatte føler at prosessen er tredd ned over hodet på dem fra en ekstern part. 

Ta kontakt med Torgunn på tsb@malling.no / tlf. 900 31 306 eller en av de andre i teamet for en uforpliktende og hyggelig prat om ditt flytteprosjekt! 

Gå til kontaktsiden og finn Malling & Co Leietakerrådgivning under avdelingen Markets!

MALLING & CO LEIETAKERRÅDGIVNING

Malling & Co Leietakerrådgivning bistår leietakere i alt fra å søke etter egnede lokaler, forhandle og reforhandle betingelser i leiekontrakt til å følge opp det byggetekniske når lokalene tilpasses bedriftens ønsker og behov. I tillegg tilbyr vi eiendomsfaglige vurderinger av større leieporteføljer, utvikling av skreddersydde arbeidsplasskonsepter, strategisk rådgivning, og prosjektledelse når lokaler skal tilpasses leietaker. 

Våre rådgivere har som målsetning å sikre våre kunder mest mulig egnede lokaler til de beste kommersielle, tekniske og juridiske vilkår, og sikre at leietaker får mest mulig verdi ut av arealene de disponerer. Godt støttet av vår analyseavdeling, har vi til enhver tid god oversikt over hvilke lokaler som er tilgjengelig i markedet og hva som er en riktig markedspris.

» LES MER OM VÅR AVDELING HER

» KONTAKT OSS FOR EN GRATIS KONSULTASJON

» BESØK VÅRT DIGITALE KUNNSKAPS-BIBLIOTEK

Her finner du e-bøker med tips og råd innenfor:

• Eiendomsutvikling
• Investeringer i næringseiendom
• Proptech
• Leietakertilfredshet
• Analyser og verdivurderinger
• Energi- og miljø
• Valg av kontorlokaler