I Malling tror vi på å levere kvalitetsinnhold som ikke bare informerer, men også inspirerer til refleksjon og diskusjon innenfor eiendomsbransjen. Derfor benytter vi oss av erfarne eksterne journalister, i tillegg til våre interne eksperter, til å produsere informativt, engasjerende og relevant innhold for deg som er interessert i eiendom. Vårt mål er å gi deg innsikt og perspektiver som hjelper deg i dine beslutninger.
Når noe går galt på en eiendom, er det én ting som er sikkert: noen kommer til å ringe forvalteren. Enten det står i avtalen eller ikke. Malling bestemte seg for å være forberedt når den dagen kommer, og gikk systematisk til verks.
Slik kom arbeidet i gang
Det startet med en workshop. På forvaltningsdagene, som Malling arrangerte sommeren 2025, var beredskap årets tema. Teknisk avdeling kartla systematisk hva eiendommene er avhengige av, og hva som kan gå galt. Utgangspunktet var den grunnleggende beredskapen med handlingsplaner vi allerede har, og hvordan vi skulle utvikle den til å ta høyde for mer alvorlige hendelser. Innspillene var mange, og spente fra dagligdagse driftshendelser til mer alvorlige scenarier.
Albregt Moltumyr, teknisk direktør i Malling, løftet beredskap som tema og så nødvendigheten av at selskapet satte det bedre i system. Christian Filberg i teknisk avdeling fikk det faglige oppdraget, og ledet arbeidet.
– Vi gikk ganske analytisk til verks og spurte oss selv: hva kan gå galt når det går virkelig galt, og hva er vi avhengige av på eiendommene? Det ga oss et ganske omfattende bilde, alt fra driftsforstyrrelser til mer alvorlige scenarier, forteller Christian Filberg, som ledet arbeidsgruppen som tok prosjektet videre.
Seks scenarier som grunnmur
Arbeidsgruppen landet på seks såkalte dimensjonerende hendelser. Worst case-scenarier som beredskapsplanen er bygget rundt. Tanken er enkel: er man forberedt på det verste, håndterer man alle andre utfordringer mye bedre.
De seks scenariene er:
-
Strømstans over lengre periode (dimensjonert for tre døgns varighet)
-
Bortfall av vann over et lengre tidsrom
-
Større vannlekkasje
-
Brann i hele eller deler av bygningen, med fokus på etterarbeidet
-
Innbrudd som skaper driftsproblemer
-
Dødsfall ved alvorlig arbeidsulykke
– En gjennomsnittlig Oslo-beboer opplever rundt åtte minutters strømstans i året. Vi har dimensjonert for tre døgn. Da er åtte minutter ganske håndterbart, sier Filberg.
For hvert scenario er det gjort en analyse av handlingsforløp, roller, kompetanse og utstyrsbehov. Planen er bygget rundt regjeringens fire grunnleggende prinsipper for beredskap: ansvar, likhet, nærhet og samvirke. Prinsippene er opprinnelig utviklet for offentlig sektor, men gir god struktur også for eiendomsforvaltning: de som håndterer en krise bør være de samme som håndterer den daglige driften, så nær hendelsen som mulig.
Et utgangspunkt som kan skaleres
Malling & Co forvalter eiendommer for alle typer oppdragsgivere, fra store institusjonelle aktører som livsforsikringsselskaper, til private eiere som har arvet en næringseiendom og trenger all mulig hjelp. Beredskapsplanen er laget for å fungere på tvers av alle disse.
– Vi måtte etablere et utgangspunkt som kan tilpasses og skaleres til ulike typer eiendommer. Utgangspunktet vårt var den grunnleggende beredskapen med handlingsplaner vi har på våre eiendommer, men den tar for seg mer dagligdagse hendelser. Nå så vi behovet for å utvide dette til mer omfattende scenarier, sier Filberg.
Planen har en operativ og en administrativ del. Den operative delen kommer først, slik at driftspersonell under press raskt kan bla seg frem til riktig tiltakskort. Hele planen er tilgjengelig som en nettbasert versjon optimalisert for mobil. Den kan bygges ut med kontaktpersoner hos leietakere, lokale forhold og eiendomsspesifikke detaljer. På større, komplekse eiendommer er det naturlig å se den i sammenheng med leietakernes egne beredskapsplaner.
Ansvar som ikke står i avtalen
Noe av det viktigste Filberg tar med seg fra arbeidet handler ikke om sjekklister eller tekniske løsninger. Det handler om hva som faktisk skjer når noe går galt.
– I de fleste forvaltningsavtaler er beredskap ikke et definert ansvar. Men realiteten er at når noe skjer, er det oss leietaker ringer. Da må vi sørge for å være forberedt, sier Filberg.
Mange gårdeiere og forvaltere håndterer hendelser løpende og på strak arm, og gjør det ofte bra. Men uten et gjennomtenkt forarbeid i bunn, tvinges man til å improvisere når det smeller.
Beredskap og lovkrav
Alle virksomheter med organisasjonsnummer er underlagt internkontrollforskriften (forskrift om helse, miljø og sikkerhet), som stiller krav om skriftlig risikoanalyse og tilhørende handlingsplan. Det gjelder også eiendommer Malling & Co forvalter, og risikovurdering er derfor en del av den løpende driften på alle oppdrag.
– Risikovurderinger med handlingsplaner er noe vi gjør på alle eiendommer vi forvalter, og det er en del av den løpende driften. Beredskapsplanen er et steg opp fra det igjen, og handler om å være enda mer forberedt på de hendelsene som faller utenfor det hverdagslige, sier Filberg.
Malling har gjort øvelsen, og hjelper gjerne
Beredskapsplanen Malling har utviklet er et startpunkt, ikke et sluttpunkt. Nye scenarier er allerede under utarbeidelse, og planen vil vokse i takt med erfaringene som høstes.
For gårdeiere og eiendomsaktører som ikke vet hvor de skal begynne, er svaret enkelt: start med å stille spørsmålet Filberg og hans team stilte seg selv. Hva kan gå galt, og er vi forberedt?
– Vi har allerede gjort øvelsen, og vi bidrar gjerne, sier Filberg.
Ta kontakt dersom du ønsker bistand til å etablere eller forbedre beredskapsplaner for din eiendom.
