Optimaliser kontrollen over ditt  eiendomsregnskap

Gårdeiere møter en krevende tid i året som kommer. Økte rentekostnader og generell prisstigning på strøm og andre tjenester vil medføre en svekket kontantstrøm og i noen tilfelle stram likviditet. I tider som dette er behovet for god og løpende rapportering kritisk for å følge opp om leietakere og leverandører.  
 

Eiendomsregnskap er et viktig styringsverktøy for gårdeier. Dette skal vise eiendommens resultat på en enkel og oversiktlig måte, slik at gårdeier raskt får et overblikk om den økonomiske statusen og hvor eventuelt det foreligger avvik mot budsjett eller forretningsplan. God struktur og tydelige regler på hvordan det enkelte bilaget skal føres er nøkkelen for et godt eiendomsregnskap. Det er viktig å skille mellom gårdeiers inntekter og kostnader, og felleskostnadsregnskapet mot leietaker. 

Eier vs leietaker

Et eiendomsselskap har i prinsippet to regnskaper. Det ene regnskapet tilhører gårdeier som viser resultatet av eiendomsvirksomheten og avkastningen til gårdeier. Det andre er felleskostregnskapet som viser kostnadene leietakere må dekke i tillegg til leien. Det er viktig å skille disse to regnskapene for å utføre korrekt avregning mot leietakerne. Er felleskostnadene blandet med eiers kostnader i regnskapetvil det være veldig krevende å avregne, samt at dårlig dokumentasjon av avregnede kostnader vil medføre misnøye hos leietaker. I tillegg vil det også medføre risiko for økte kostnader for gårdeier da man ikke får fakturert ut alle felleskostnadene. En ryddig og god oppstilling samt kontering av disse kostnadene vil være et viktig styringsverktøy for å følge opp kostnadene ved driften løpende.

Leieinntekter

Ved utfakturering til leietakere, består fakturaen av to elementer; husleie og a-konto felleskostnader. A-konto felleskostnader er i prinsippet viderefakturering av kostnader og skal ikke inngå i eiendomsselskapets inntekter. Det er derfor viktig at man i regnskapet holder disse to elementene adskilt i egne kontogrupper. Med andre ord vil faktura til leietaker måtte splittes mellom gårdeiers regnskap (leieinntektene) og felleskostregnskapet (a-konto felleskostnader).

Felleskostregnskapet skal alltid gå i null på bunnlinjen, ettersom det ikke skal gi resultatmessig effekt for gårdeierregnskapet. Kostnadene skal dekkes av innbetalingene fra leietakerne. For å sikre god løpende likviditet i eiendomsselskapet, faktureres leietakerne et a-konto beløp løpende for dekning av felleskostnader. På slutten av året gjennomgås alle felleskostnader og det foretas en avregning mot innbetalte a-kontobeløp fra leietaker, og differansen faktureres etterskuddsvis. En strukturert og god løpende oversikt over felleskostnadene sikrer en mer riktig a-konto fakturering gjennom året, og forhindrer at leietakerne mottar store avregningsfakturaer i etterkant. For at leietakerregnskapet ikke skal gi løpende resultateffekt for gårdeier, anbefaler vi at utfakturering av felleskostnader og påløpte kostnader nettoføres, og at avviket presenteres som en fordring/gjeld i balansen per rapporteringsperiode.  Hvis det er kostander gårdeier skal betale grunnet tomme lokaler eller andre forhold spesifisert i leiekontraktene, skal dette vises som eierkostnad i regnskapet.

Leieinntektene består av den kontraktsfestede husleien for hver leietaker. Leieinntektene er som oftest et fast beløp som indeksjusteres årlig, men enkelte leiekontrakter er basert på omsetning hos leietaker. For slike leiekontrakter fakturerer man normalt avtalt minimumsleie løpende, for så å avregne leien mot faktisk omsetning ved årsslutt og etterskuddsfakturere differansen. Dette medfører at man må vurdere å avsette ekstra leie før endelig avregning fortas etter endt rapporteringsperiode. En løpende fakturering av omsetningsleie krever et system der leietakere må rapportere omsetning løpende.

Kostnader

Kostnadsstrukturen i et eiendomsselskap er i hovedsak veldig forutsigbare og kan deles inn i følgende hovedgrupper. 

Eiers andel felleskostnader: Som nevnt over, skal leietakerne i prinsippet betale for felleskostnadene. Felleskostnaden er løpende driftskostnader, som strøm, renhold, renovasjon og andre service og driftsrelaterte kostnader. I mange tilfeller må gårdeier dekke deler av dette selv og postere kostnaden i sitt gårdeierregnskap. Årsaken til at eier må dekke deler av felleskostnadene kan for eksempel skyldes at eiendommen ikke er fullt utleid og at de må dekke kostnader knytet til de tomme lokalene. Videre kan det være enkelte kostnader det er avtalt med leietakerne at gårdeier skal dekke selv, eller at leieavtalen fastsetter et kostnadstak på hva leietakerne skal dekke slik at gårdeier selv må dekke residualen. Her er vår erfaring at regnskapsførere med liten erfaring med eiendom har utfordringer med å splitte kostnadene korrekt mellom gårdeier og leietaker, grunnet manglende forståelse for kostnadsdelingen som skal gjøres og viktigheten for både gårdeier og leietaker at den gjøres riktig. 

Vedlikehold og prosjekter:  Vedlikehold og prosjekter er periodiske kostnader som ikke er like faste og forutsigbare som øvrige gårdeierkostnader. Her gjelder det å ha klare og enhetlige prinsipper for hvilke kostnader som kan balanseføres, som da er en verdiøkende kostnad, og hvilke kostnader som ansees som vedlikehold og skal resultatføres. Disse kostnadene er i all hovedsak planlagte, men noe vedlikehold vil være uforutsette kostnader som et resultat av skjulte feil og mangler som må rettes opp umiddelbart. For å sikre god løpende oversikt over denne type kostnader, er det viktig å bruke prosjektkoder slik at man kan skille kostnadene på eventuelt flere pågående prosjekter. Dette gjør det enkelt å splitte kostnaden i en note som gir en gårdeier god oversikt over kostnadene og forklare hva det gjelder. På en godt forvaltet eiendom skal det ikke dukke opp mye overraskelser, men tidspunktet når de påløper gjennom året kan variere ut fra forutsetninger i budsjettet. Her gjelder det å ha en god oppsplitting i noter fordelt på de aktuelle prosjektene som gir tilleggsinformasjon til gårdeier utover resultatoppstillingen i regnskapet.

Administrasjonskostnader består av kostnader til løpende forvaltning, regnskapsførsel, revisjon og asset management honorar. Dette skal være faste og forutsigbare kostnader.

Eiendomsskatt har tradisjonelt vært dekket av gårdeier, men etter hvert som flere kommuner de siste årene har innført eiendomsskatt, er det blitt mer vanlig at leietakere skal dekke dette via felleskostnaden. Dette er da spesifisert i leiekontraktene. Her er det viktig å ha et forhold til hvor mye eventuelt leietakerne skal dekke selv og hva som da skal være gårdeiers andel.

Forsikring vil normalt dekkes av gårdeier. Denne faktureres gjerne 1 gang i året og periodiseres utover regnskapsperiodene. 

Andre kostnader er resterende kostnader som ikke er dekket av punktene over. Hvis det ikke har skjedd mye på eiendommen pleier denne posten å være beskjeden, men har det vært utskiftninger av leietakere vil ofte annonsering og meglerhonorar være eksempler på slike kostnader som gårdeier må dekke. Er meglerhonorarene betydelig må det vurderes om de skal periodiseres over inngått kontrakts løpetid. Videre kan det også være leiekostnader her i form av parkeringsplasser eller festeavgifter gårdeier har på eiendommen. Juridisk bistand vedr spesielle emner vil også falle inn under her.

Avskrivninger er en regnskapsmessig periodisering av balanseført kostpris på bygg og teknisk anlegg. Dette har ingen likviditetsmessig effekt, men skal inkluderes i resultatregnskapet i henhold til regnskapslovens bestemmelser. 

Netto finans: En stor del av gårdeiers kostnader er i de fleste tilfeller knyttet mot finansiering. Denne posten bør presenteres som egen post etter driftsresultatet i resultatregnskapet. Her er det viktig å periodisere rentene korrekt mot perioden resultater viser. Renteterminene kan ofte avvike fra normale rapporteringsperioder. Hvis det har påløpt store honorarer vedrørende finansieringen er korrekt at disse kostandene periodiseres over lånets løpetid.

LES OGSÅ; Avregning av felleskostnader

Budsjett

En god budsjettprosess i forkant av hvert år vil gi det løpende resultatet en god referanse på hvorvidt man følger planen som er lagt for året. I de aller fleste tilfeller er mye av inntektene og kostnaden forutsigbare og vil kunne budsjetteres veldig presist ved rett bruk at forutsetninger som KPI justeringer og timing på vedlikehold. Avviksanalyse av faktiske kostnader mot budsjett vil kunne rette fokuset mot der man skal bruke tiden og diskutere eventuelle tiltak. Budsjettprosessen anbefales å være tverrfaglig der driftsansvarlig er involvert vedrørende felleskostnader, driftskostnader og anbefalt vedlikehold. Kontraktsansvarlige kommer med innspill på budsjettert leie og eventuell nyutleie/utløp, samt budsjettert mva-nøkkel for fradragsføring. Regnskapsansvarlig beregner finansieringskostnader og syr dette sammen til et totalbudsjett for resultat og likviditet. 

System og kompetanse

Eiendom er en bransje som ansees krevende å være regnskapsfører for. Denne frykten er ikke ubegrunnet da det kreves riktig oppsett med systemer og rutiner. I tillegg stiller det høye krav til regnskapsførers kompetanse for å kunne foreta en korrekt leveranse. Et viktig element er å ha støtte fra et godt kontraktsforvaltningssystem som effektivt kan fakturere ut riktig leie, uavhengig om det er fast eller omsetningsbasert, samt foreta korrekt avregning av felleskostnader basert på avtalte fordelingsnøkler. Ingen standardiserte ERP systemer har denne funksjonaliteten, og det er derfor viktig med et system som tillater spesialtilpasninger for eiendomsbransjen og den enkelte virksomhet. Det å utføre disse oppgavene uten støtte fra et slikt system vil medføre mye manuelt arbeid og stor risiko for feil. I tillegg kreves det kompetanse fra spesialister som kan lese kontrakter med både juridiske og regnskapsmessige briller, og vet hvordan dette må struktureres og registreres  i forvaltningssystemet. Videre er det viktig at ERP systemet støtter opp om korrekt mva-håndtering. En eiendom kan ha flere fradragsnøkler da kostnadene er knyttet mot arealer både innenfor og utenfor mva loven. Ved et godt set-up og strukturering av bokføring vil kunne gi en strukturert og korrekt rapportering av mva.  

LES OGSÅ; Malling og Nordea Liv: Samarbeid og synergier

Balanse

Avslutningsvis vil vi presisere at balansen er en like viktig del av eiendomsregnskapet som resultatoppstillingen diskutert over.  En balanse er en oppstilling av selskapets eiendeler og gjeld. En balanse tilhørende et eiendomsregnskap skal være enkel og ryddig presentert, der hovedlinjene skal være;

Eiendommens bokførte verdi: Denne består av kostprisen på eiendommen ved kjøp, fratrukket de akkumulerte historiske avskrivningene per dags dato. 

Kundefordringer; det er ubetalt fakturert leie og/eller a-konto felleskostnader. I de fleste tilfeller skal denne posten være lav da leien som regel faktureres forskuddsvis per kvartal med forfall den 1. i kvartalet.

Kontantbeholdning; selskapets faktiske beholdning av kontanter

Bokført egenkapital; som viser splitt på innskutt og opptjent egenkapital

Langsiktig gjeld; utestående rentebærende gjeld

Kortsiktig gjeld; her skal leverandørgjeld, skyldig offentlige avgifter og
andre avsetninger enkelt presenteres.

En eiendom som blir fulgt opp på en forsvarlig måte kjennetegnes av lave utestående fordringer, enkel og forståelig presentasjon av den kortsiktige gjelden. Residualen er en solid kontantbeholdning før eventuelt avdrag på langsiktig gjeld eller utbetaling av utbytte. En dårlig forvaltet eiendom vil kjennetegnes med høy andel utestående leie, ofte uryddig dokumenterte periodiseringer på eiendels-  og gjeldssiden. 

I skrivende stund vil mange eiendomsaktører bli utfordret på den bokførte verdien på eiendommen, spesielt om den er anskaffet de siste årene. En dyktig regnskapsfører kan utføre en overordnet vurdering og identifisere om det foreligger en risiko for nedskrivning av verdiene. Er verdien av eiendommen lavere enn bokført verdi må man nedskrive og føre det som tap i regnskapet. Ved å identifisere en slik risiko, så kan man engasjere en verdivurderer og foreta en kvalifisert verdsettelse i forkant av en revisjon. Dette vil spare både revisor og gårdeier for mye tid i forkant av avleggelse av årsregnskapet.

Denne artikkelen er et uttrekk av vår siste e-bok om Regnskapsførsel
av eiendom. Du kan laste ned hele e-boken her.

TOTALLEVERANDØR MED ØYE FOR DETALJER

Som Norges største og eldste eiendomshus håndterer vi alle forhold rundt en eiendom på vegne av gårdeier.  Vi i regnskapsavdelingen er særdeles interessert i eiendomsregnskapet og har spisset vår avdeling og systemer mot nettopp eiendom. Dette gjør oss ekstra kvalifisert til å bistå profesjonelle eiendomsaktører med den økonomiske forvaltningen. I tillegg til ordinær regnskapsførsel kan vi også bistå inn i spesifikke prosesser der man trenger spesialistkompetanse. Vi har bidratt kunder gjennom krevende prosesser som kjøp og salg, due diligence samt andre komplekse transaksjoner. Vårt team har en god bredde i kompetanse og erfaring inn i de fleste områder.

Vi bistår gjerne om behovet er til stede.

BESØK VÅRT DIGITALE KUNNSKAPS-BIBLIOTEK

Vi har laget e-bøker med tips og råd innenfor:

• Eiendomsutvikling
• Investeringer i næringseiendom
• Proptech
• Leietakertilfredshet
• Valg av kontorlokaler

Klikk her for å komme til vårt digitale kunnskaps-bibliotek.