Hvordan ser fremtidens arbeidsplass ut?

Entra og Eiendomshuset Malling & Co arrangerte i dag webinaret; Fremtidens arbeidsplass - hvordan bør fremtidens kontor utformes? Her kan du se bilder, opptak og lese en oppsummering.

De siste to årene har vi i stor grad jobbet hjemmefra. Nå begynner arbeidet med å finne hybride kontorløsninger, som både ivaretar fleksibilitet for den enkelte og støtter fellesskapet. En spennende, men krevende oppgave, mener Pål Molander, direktør ved Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI).

– Vi vil se mye hjemmekontor og hybridkontor fremover, og det er ikke nødvendigvis bare positivt, hverken for arbeidstakeren, organisasjonen eller samfunnet, sier han.

STAMI har gått gjennom og sammenfattet tilgjengelig vitenskapelig litteratur på arbeid hjemmefra fram til koronapandemien brøt ut i 2020. I dagens webinar trakk Molander frem de viktigste funnene, i tillegg til erfaringer og kunnskap de to siste årene har gitt oss.

Disse lykkes med hybridkontor

Hjemmekontor kan ifølge Molander føre til lavere følelse av tilhørighet, mindre spennende arbeidsoppgaver over tid og føre til at kvinner – som er de som i størst grad foretrekker å jobbe hjemmefra – faller bakpå i karrieren. Organisasjoner som lykkes med en hybrid mellom hjemmekontor og kontor har tre fellesnevnere:

– De har en fornuftig miks mellom fysisk tilstedeværelse og hjemmearbeid og jobber oppgavestyrt. Det vil si at det er oppgaven du skal løse som avgjør hvor du jobber den dagen. I tillegg er det en reell frivillighet, der medarbeideren har like forutsetninger for å løse konsentrasjonskrevende oppgaver på kontoret som hjemme.

Hans beste råd til virksomheter som nå skal i gang med å forme fremtidens arbeidsplass er å være bevisst på utfordringer som kan oppstå i hybridkontorets tid:

• Er rammene for samhandling gode nok til at vi unngår å jobbe i siloer?
• Har vi gode nok fasiliteter på kontoret til å møte behovene rundt ulike arbeidsoppgaver?

– Skal vi jobbe hjemmefra, må arbeidet være oppgavestyrt. Skal vi jobbe på kontoret, må arbeidsmiljøet og fasilitetene være tilpasset det, forklarer Molander.

Kontoret har en helt sentral rolle

Nora Brinchmann er partner og leder for Malling & Co Leietakerrådgivning, og bistår organisasjoner med å forme kontorer som møter organisasjonens behov. Hun er ikke i tvil: kontoret er viktigere enn noen gang.

– Pandemien har økt bevisstheten vår rundt kontorets verdi og rolle. Selv om vi kanskje vil bruke kontorene mindre enn før, har de fått økt status og blitt et viktig strategisk virkemiddel for å beholde og tiltrekke seg arbeidskraft, sier hun.

Mange organisasjoner er nå i gang med en kartlegging av ansattes bruk av lokalene og hvilke behov som vil og bør prege de neste årene. Ledelsen skal møte medarbeidernes forventninger til fleksibilitet etter pandemien og samtidig forvalte fellesskapets beste og helheten i organisasjonen.

– Vi opplever at diskusjoner rundt kontorløsninger vekker følelser. I Malling & Co støtter vi med prosess og struktur, som lar organisasjonene ta gode gjennomtenkte beslutninger, basert på innsikt, involvering og analyse.

Hun råder organisasjonen til å tenke gjennom hvilken rolle de ønsker at kontoret skal fylle fremover, og deretter finne virkemidlene som bidrar til vellykket endring.

Les flere råd til virksomheter som skal gjøre endringer på kontorarbeidsplassen post korona.

Fire virksomheter om fremtidens arbeidsplass

Sweco Norge, DNB, Skatteetaten og EY i Norge er alle i gang med å forme fremtidens arbeidsplass. DNB og EY i Norge bruker blant annet sensorikk for å få innsikt i hvordan medarbeiderne bruker kontoret i dag. Innsikten vil gjøre dem i stand til å optimalisere lokalene sine, slik at de er tilpasset fremtidens behov.

– For oss blir kontoret en arena for interaksjoner, samhandling og kulturbygging fremover. Sammen vil vi finne nye måter å jobbe på, med en god balanse mellom hjemmekontor og kontor, sier Kenneth Bull, Head of Workspace Innovation & Digitalization i DNB.

Virksomheten går inn for en tre pluss to løsning, der de ansatte skal jobbe minimum tre dager på kontoret, og har mulighet for inntil to dager med hjemmekontor. Løsningen er frivillig, og ansatte kan jobbe fra kontoret så ofte de ønsker.

Kontoret må tilpasses en hybrid hverdag

Skatteetaten ønsker også at de ansatte jobber mest fra kontoret, og jobber nå med å finne ut av hvordan arbeidsoppgaver skal løses i fremtiden.

– Vi ser at vi jobber mer tverrfaglig og mer i team når vi er på kontoret, men at det også er behov for å etablere gode løsninger for konsentrasjonsarbeid, sier Johannes Snilstveit, Seksjonssjef Eiendom i Skatteetaten.

Det handler også om samlet arealbruk.

– Hvordan skal vi programmere arealene våre slik at vi får plass til alle dimensjonene og behovene? Dette er utfordrende, og vi velger å bruke god tid på å lande løsningene, sier han.

Er du i gang med en endringsprosess? Slik skaper du kontorlokaler og arbeidsformer som støtter virksomhetens mål.

Bruker kontoret som konkurransefortrinn

Sweco i Norge er på utkikk etter et nytt hovedkontor, og Vivi-Ann Conradi, Facility Manager for Sweco Norge, forteller at for dem er kontoret et strategisk virkemiddel for å tiltrekke seg fremtidens arbeidstakere.

– Vi ønsker å skape et innovasjonsnav og en kulturbygger. Kontoret skal fordre samhandling og knytte mennesker sammen. Vi skal være fremtidsrettet og møte ønskene og behovene – enten det er fredagspils eller bier på taket, forteller Conradi.

Hybridkontor er et eksperiment

Country Managing Partner i EY i Norge, Christin E. Bøsterud, tror at åpenhet og vilje til å justere kurs underveis vil bli viktig fremover.

– Vi har ikke gode svar på alt. Det er delvis et eksperiment og da må vi også tørre å si at "dette er det vi gjør", så får vi heller korrigere veien hvis målinger, tilbakemeldinger eller resultater viser at vi har tatt feil, forklarer hun.

De ansatte får mye fleksibilitet rundt arbeidstid og -sted, også når EY i Norge skal flytte inn i nytt hovedbygg i 2023.

– Det er krevende ledelse, og vi må ha flere tanker i hodet samtidig. For vi skal samtidig ta vare på kulturen, de ansatte og spesielt de yngre som kommer og skal utvikles.

Samles på mindre areal med høyere kvalitet

Hege Maria Eriksson leder Statsbyggs Rådgivningsavdeling, som skal bidra til at staten tar gode valg på riktig grunnlag, enten det er i eiendomsutvikling, i byggeprosjekter eller når statlige virksomheter leier i markedet. Hun tror at kontorets viktigste funksjon fremover blir å samle oss.

– Vi trenger et møtested, vi må ta igjen det tapte. Selv om vi har holdt produksjonen i gang, tror jeg at vi også har mistet en del av det som skjer når vi møter hverandre i hverdagen.

Hun mener også at kartleggingen av hvordan folk jobber i dag gir et verdifullt grunnlag og bedre diskusjoner om hvordan vi skal jobbe fremover.

– Vi tror at vi vil trenge mindre areal, men høyere kvalitet på arealet vi har, forteller hun.

Endrer lokalene fremfor å redusere kontorplasser

I 2021 steg leieprisene i Oslo, Trondheim og Bergen, og volumet av signerte leiekontrakter i Stor-Oslo var skyhøyt. Økt sysselsetting og arbeidstakers marked vil gi gode tall også videre i 2022, tror analysesjef i Malling & Co, Haakon Ødegaard.

– Vi ser at behovet for kontorareal øker og vi ser at mange planlegger å gjøre endringer i arealene de allerede har, forklarer han.

En undersøkelse utført av Samfunnsøkonomisk analyse på vegne av Norsk Eiendom, Entra og Malling & Co viser at fokuset på arealreduksjoner har dempet seg det siste året. I november 2021 svarte 19 prosent at de trodde at hjemmekontor ville påvirke behovet for kontorarealer, en nedgang fra 30 prosent i februar samme år. Stadig flere ser heller på hvordan de kan bruke arealene de har på en annen måte.

Et forenklet regnestykke basert på tallene fra undersøkelsen viser også at behovet for kontorplasser ikke nødvendigvis vil endres som følge av mer hjemmekontor. Her spiller «peak demand» inn, når flest er til stede på kontoret.

– Mandager og fredager er ofte foretrukne hjemmekontor-dager. Det gir økt aktivitet i lokalene tirsdag til torsdag, og gjør det i praksis umulig å redusere antallet kontorplasser, sier Ødegaard.

Les også: Ny modell gjør det enklere å beregne arealbehov etter pandemien

Derfor vil vi jobbe hjemmefra

Samme undersøkelse viser at mange velger hjemmekontor fordi kontoret ikke støtter typiske kontoroppgaver.

– Det er på sett og vis en fallitterklæring til kontoret at konsentrasjonsarbeid topper listen over grunner til at man velger å jobbe hjemmefra, sier Ødegaard.

Andre grunner til at folk velger hjemmekontor er spart reisetid og bedre klima for digitale møter.

Ødegaard tror at de sentrale kontorene vil få et konkurransefortrinn i arbeidsmarkedet fremover, og at arbeidsgivere som ønsker folk på kontoret må legge til rette for alle typer arbeidsoppgaver.

Har du spørsmål knyttet til webinaret?

Ta kontakt med Marianne Johannessen på e-post mj@malling.no

---

BESØK VÅRT DIGITALE KUNNSKAPS-BIBLIOTEK

Her finner du e-bøker med tips og råd innenfor:

• Eiendomsutvikling
• Investeringer i næringseiendom
• PropTech
• Næringsmegling
• Leietakertilfredshet
• Energi- og miljø
• Valg av kontorlokaler
• Forvaltning av næringseiendom