Esben har jobbet som forretningsutvikler hos Malling & Co siden 2018. Han har fingeren på pulsen i forhold til hvilke selskaper som er på flyttefot, og hva som tilbys av næringsareal. Esben har en bakgrunn fra Markedshøyskolen i Oslo, og kom til Malling & Co etter 5 år i forskjellige forretningsmiljøer i Danmark. Tross sin unge alder har han opparbeidet seg bred erfaring innen forretningsutvikling, vekst og salg. Etter å ha utviklet et foodtruck konsept i Danmark nøler han ikke med å fortelle om økologisk jordbruk, mat og røkeridrift.
Når det nærmer seg utløp av leieavtalen, knytter de fleste virksomheter seg til en profesjonell leietakerrådgiver. Leietakerne følger som regel ikke leiemarkedet for kontorlokaler tett, og har behov for en spesialisert rådgiver i møte med profesjonelle utleiere og deres utleiemeglere.
Næringseiendom er en sammensatt bransje som krever samspill mellom flere fagområder for å skape et godt prosjektresultat. I et relokaliseringsprosjekt vil man som leietaker møte på behov for markedsmessig forståelse og innsikt, byggteknisk kompetanse, endringsledelse, organisasjonsutvikling, juss, økonomi, forhandlinger, innkjøp og interiørarkitektur. Så hvilke forhold er viktig å vektlegge når du skal velge rådgiver?
En rådgiver vil ideelt sett være med deg hele veien fra første behovsanalyse og frem til din bedrift er på plass i nye lokaler eller man har reforhandlet avtalen på dagens adresse. Gjennom denne prosessen er det mange oppgaver som skal utføres. For at resultatet skal bli optimalt for deg som leietaker, er det derfor viktig å velge den rådgiveren som best kan gjennomføre prosessen.
|
|
Nora Benedicte Brinchmann er Senior rådgiver i Malling & Co Leietakerrådgivning. |
Forholdene som må vektlegges i valget av rådgiver
Det er ikke nødvendigvis enkelt å finne den beste rådgiveren. Derfor har vi satt sammen en sjekkliste over de viktigste faktorene vi mener din rådgiver må innfri:
1. Markedskompetanse
Rådgiverteamet bør ha bred erfaring fra søkeprosesser. Rådgiveren bør også ha egne analyseressurser, som til enhver tid kartlegger markedet slik at du som kunde får tilgang til alle relevante lokaliseringsalternativer, samt får benchmarket leieprisnivå mot nylige inngåtte leiekontrakter.
Ønsker du mer innsikt om leiemarkedet? Last ned den nyeste markedsrapporten her.
2. Teknisk kompetanse
Rådgiverteamet bør sitte på bred teknisk eiendomsrelatert kompetanse slik at kravspesifikasjonen blir detaljert og tilpasset kundens behov. Kravspesifikasjonen er et svært viktig dokument. Ved mangelfullt arbeid med kravspesifikasjonen kan det oppstå krevende tvister med gårdeier etter at leiekontrakten er signert. Det er derfor kritisk at leietaker velger en rådgiver som besitter tung, byggteknisk forståelse for å sikre at selskapet får en optimal opplevelse av byggets tekniske kvaliteter, samt at man unngår eventuelle tvister og ekstrakostnader senere i prosessen.
3. Kapasitet og kompetansebredde i rådgiverteamet
Større søk- og relokaliseringsprosjekter er ofte ressurskrevende prosesser. Det er derfor en fordel om rådgiveren kan stille et “team” til disposisjon som løser oppgaven ved bruk av flere enn én enkeltstående ressurs. På denne måten blir kunden mindre sårbar for kapasitetsutfordringer hos rådgiveren.
Videre krever søk- og relokaliseringsprosesser ulik type kompetanse i de enkelte fasene av prosjektet. Det er viktig at et team av rådgivere evner å trekke inn den relevante kompetansen på riktig tid i prosjektet.
I slutten av kontraktsforhandlinger er man ofte i en situasjon der kunden kanskje ser seg nødt til å redusere kvaliteter i kravspesifikasjonen for å oppnå en akseptabel leiepris.
I disse situasjonene er det viktig at rådgiverteamet besitter kompetansen til å kunne etterprøve prisingen av det å eksempelvis skulle ta ut tekniske ytelser av kravspesifikasjonen, slik at kunden oppnår korresponderende reduksjon i leieprisen. Her er det også påkrevd finansiell modelleringskompetanse i rådgiverteamet.
4. Kompetanse innen arbeidsplasskonsepter og endringsledelse
Stadig flere virksomheter ønsker å bytte kontorlokaler, ikke kun for å skaffe nytt “tak over hodet” eller for å kutte leiekostnader, men for å endre arbeidsformer. Dette kan for eksempel komme av et ønske om å bytte ut lukkede kontorer med åpent kontorlandskap, aktivitetsbaserte arbeidsplasser og “free seating”. Alternativt kan det handle om å endre intern arbeidsflyt eller understøtte organisatoriske endringer og øke intern samhandling.
Nærhetsanalyser som kartlegger samhandlingsbehovet mellom ulike avdelinger eller forretningsområder, samt tilstedeværelsesanalyser som kartlegger fysisk tilstedeværelse i kontorlokalene over tid er andre eksempler på analyser som gjennomføres. Sistnevnte er særlig viktig ved vurderingen av aktivitetsbaserte arbeidsplasskonsepter og eventuell underdekning av antall arbeidsplasser. Det er derfor avgjørende at rådgiveren besitter de verktøy og den kompetansen som kreves for å imøtekomme disse behovene.
5. Kommersiell kompetanse
Ved forhandlinger av ny leiekontrakt er det mange forhold som spiller inn. Det er viktig at rådgiverne investerer tilstrekkelig med tid sammen med kunden for å jobbe frem en god forhandlingsstrategi tuftet på kundens mål og behov. En del mål kan typiske stå i direkte konflikt med hverandre, slik som eksempelvis lavest mulig leiepris og mest mulig kontraktsfleksibilitet. Da er det viktig å ha prioritert målene for forhandlingen før den påbegynnes.
Videre må rådgiveren være i stand til å analysere leietakerens og motpartens forhandlingsposisjon. En analyse av tilbuds- og etterspørselsbalansen i det aktuelle området er viktig for forhandlingene. Rådgiveren må være i stand til å analysere konkurransesituasjonen omkring leieobjektet som kunden ønsker seg, slik at man unngår at en annen leietaker stikker av med «drømmelokalet» deres.
Rådgiveren bør ha inngående kjennskap til hvordan gårdeier-siden tenker slik at forhandlingene kan legges opp på den måten at leietaker får gjennomslag for flest mulig av sine «fanesaker».
6. Prosjektledelse i realiseringsfasen
Et søkeprosjekt kan overordnet deles inn i to faser: søkeprosessen og realiseringsfasen. Søkeprosessen avsluttes ved signering av ny leiekontrakt, enten man har bestemt seg for å flytte eller bli i dagens lokaler. Prosjektledelse i realiseringsfasen er prosessen fra signering av ny kontrakt og frem til innflytting i nye lokaler på ny adresse, eller i modifiserte eller oppgraderte lokaler på dagens adresse.
Kravspesifikasjonen følger hele denne prosessen, fra starten av søkeprosessen og frem til overtakelsen av nye lokaler eller oppgraderte lokaler på dagens adresse. Det er derfor en fordel at én og samme rådgiver følger prosessen hele veien gjennom. En rådgiver som bistår i begge faser vil sørge for at kravspesifikasjonen er så detaljert at det oppstår færrest mulig tvister med gårdeieren i etterkant. Samtidig sikres prosjektets kontinuitet
ved at den samme rådgiveren følger opp realiseringen av forholdene vedkommende selv har forhandlet frem. Dette er med på å ansvarliggjøre rådgiveren for hans eget arbeid og bidrar til å sikre leietakeren en komplett ytelse for den avtalte leieprisen.
7. Rapportering og beslutningsstøtte
Et relokaliseringsprosjekt er ofte en omfattende prosess som berører store deler av organisasjonen og som ofte besluttes på styrenivå. Det er derfor viktig å ha en rådgiver som har bred erfaring fra å utarbeide robuste beslutningsgrunnlag med tilhørende analyser og gode faste rapporteringsrutiner.
For internasjonale virksomheter er det ofte viktig å velge en rådgiver som er vant med å rapportere og inngå i internasjonale prosjektgrupper. Dette sikrer kunden en god statusoversikt og muliggjør en løpende rapportering, om det er til styringsgruppe, øvrige beslutningstakere, tillitsvalgte eller ansatte i organisasjonen.
