RSS header - this is hidden

Bytte av kontorlokaler: Slik skaper vi verdi for deg

Skrevet av Esben Aleksander Kolstad Olsen Dato: 31.jul.2019

Er du på utkikk etter nye kontorlokaler? Slik sparer vi deg for tid og kostnader - og sikrer kvalitet gjennom hele søkeprosessen.

Vi bistår deg med å søke etter egnede lokaler, vurdere de relevante aspektene ved ulike eiendommer og forhandle betingelser i leiekontrakten. Vårt overordnede mål er alltid å sørge for at du finner det mest egnede lokalet til de best mulige vilkårene. Men hvilken verdi har dette for deg som leietaker?  

1. Vi kartlegger behovet ditt

Dyktige rådgivere evner å forstå kundens behov og målsetninger, og dette er en forutsetning for å utføre en grundig behovsanalyse. I samarbeid med ledelsen og eventuelle nøkkelpersoner definerer vi hvilke behov bedriften din har.

Mange virksomheter foretrekker også å involvere medarbeidere for å avdekke forventninger og ønsker før de starter søket etter nye lokaler. Vi bruker velprøvde analyseverktøy for å identifisere de behovene du bør legge vekt på i søket etter nye kontorlokaler. Dyktige rådgivere evner å forstå kundens behov og målsetninger, og dette er en forutsetning for å utføre en grundig behovsanalyse.

Basert på informasjonen vi innhenter, gjennomfører vi en behovsanalyse. I analysen kartlegger vi blant annet hvilke økonomiske rammer, arealstørrelse og geografisk lokasjon dere ønsker, samt eventuelle spesielle behov for lokalet. 

2. Vi gjennomfører søket for deg

Når behovene er kartlagt, starter vi søket etter det optimale kontorlokalet. Vi identifiserer mulige eiendommer gjennom direkte kontakt med relevante gårdeiere, utleiemeglere og eiendomsadvokater. Videre benytter vi databaser med lokaler vår analyseavdeling har kartlagt. Dette gir oss en fullstendig oversikt over potensielle objekter som kan møte dine behov.

Deretter innhenter vi informasjon om alle eiendommene og definerer i samarbeid med deg som kunde hvilke kriterier vi skal legge til grunn for å sile ut de mest egnede objektene. Dette er en omfattende prosess hvor vi går metodisk til verks for å utarbeide en såkalt “long-list” over de mest aktuelle lokalene.

Med utgangspunkt i dette organiserer vi og gjennomfører befaringer. Under disse befaringene hjelper vi deg med å forstå eiendommens potensial og begrensninger. Vi analyserer deretter de mulige alternativene og peker ut de prosjektene som best kan møte behovene dine. Når de beste alternativene er valgt ut, sitter vi igjen med en “short-list”.

New Call-to-action

3. Vi utarbeider din skreddersydde kravspesifikasjon

Før vi henter inn tilbud fra de aktuelle gårdeierne, utarbeider vi en detaljert kravspesifikasjon basert på dine behov. Dette dokumentet utformes av erfarne rådgivere og byggetekniske spesialister og inneholder blant annet funksjonsbeskrivelse av ønskede ytelser, volumer og kvaliteter, samt rom og funksjonsprogram.

I det leiekontrakten er signert, har gårdeieren låst topplinjen sin. Fra det øyeblikket rettes fokuset mot hvordan bunnlinjen kan bli høyest mulig. Bunnlinjen kan nemlig fremdeles påvirkes ved at kostnadene som påløper for å realisere leietakers kravspesifikasjon ennå ikke er låst. Det er først når gårdeieren mottar den siste fakturaen fra sin entreprenør, at den faktiske bunnlinjen kan fastslås. Dersom kravspesifikasjonen er mangelfull eller ufullstendig, vil gårdeieren ha økonomiske incentiver til å levere en billigere leveranse. Derfor er det svært viktig at leietakers kravspesifikasjon er skreddersydd og fullstendig, slik at gårdeieren ikke får mulighet til å «kutte svinger» i leveransen. I det leiekontrakten er signert, har gårdeieren låst topplinjen sin. Fra det øyeblikket rettes fokuset mot hvordan bunnlinjen kan bli høyest mulig.

Vi tar oss av den løpende dialogen med gårdeierne og følger opp og evaluerer alle tilbud. For at du skal unngå å komme i en situasjon hvor kravene ikke har blitt innfridd, er det viktig å gjøre en grundig analyse av de ulike tilbudene. Hvordan ser det økonomiske aspektet ut? Hvor høy kvalitet holder lokalet? Forekommer det avvik fra kravspesifikasjonen? Og finnes det potensielle besparelser eller forbedringer i tilbudene?

I relokaliseringsprosessen kan tiden være din verste fiende. Dersom lokalet ikke er innflyttingsklart til avtalt tid, kan dette få store konsekvenser for deg og din bedrift. For å unngå at dette skjer, vurderer vi risikoen knyttet til hvert tilbud. Er det realistisk at de ønskede endringene eller ombyggingene er ferdig til avtalt tid? Hva kan gå galt, og hvilke konsekvenser vil dette medføre? Denne risikovurderingen vil gi deg et bedre grunnlag til å informerte beslutninger, samt å avtale alternative løsninger dersom dette skulle bli nødvendig.

LES OGSÅ: Ny veileder definerer beste praksis for søkeprosesser

4. Vi hjelper deg med å forhandle

Leiekontrakten favoriserer i utgangspunktet utleieren. For å sikre en mst mulig komplett leveranse med liten risiko for tilleggskostnader i senere faser, legger vi forhandlingsstrategien sammen med deg.

Målet med forhandlingene er å minimere ansvar og risiko for deg, slik at kontrakten blir så leietaker-vennlig som mulig. Våre rådgivere har lang erfaring fra komplekse forhandlinger, og vi kjenner derfor gårdeiers forhandlingsmetode og strategi.

Vi benytter oppdatert informasjon fra vår interne analyseavdeling til å vurdere markedsleien i det aktuelle området, ledighetsgrad og prisnivå på tilsvarende lokaler. Denne informasjonen bruker vi som benchmarks under forhandlingene, og for å vurdere leietakers forhandlingsposisjon. Vi vurderer også hvilke leietakere som kan konkurrere om det samme arealet. Er det høy ledighetsgrad, vil forhandlingsmakten automatisk være større, mens det i motsatt tilfelle er mindre rom for å forhandle. Vårt mål er å sikre våre kunder en leiekontrakt som ivaretar kundens behov til mest mulig fordelaktige betingelser og vilkår.  

New Call-to-action

Kategori: Tips og råd for leie av næringseiendom

SKREVET AV


Esben Aleksander Kolstad Olsen

Esben har jobbet som forretningsutvikler hos Malling & Co siden 2018. Han har fingeren på pulsen i forhold til hvilke selskaper som er på flyttefot, og hva som tilbys av næringsareal. Esben har en bakgrunn fra Markedshøyskolen i Oslo, og kom til Malling & Co etter 5 år i forskjellige forretningsmiljøer i Danmark. Tross sin unge alder har han opparbeidet seg bred erfaring innen forretningsutvikling, vekst og salg. Etter å ha utviklet et foodtruck konsept i Danmark nøler han ikke med å fortelle om økologisk jordbruk, mat og røkeridrift.