Avregning av felleskostnader

Felleskostnader er kilden til mang en diskusjon mellom leietakere, gårdeiere og forvaltere. Det kan for eksempel gjelde kostnadsnivå, kvalitet eller fordeling av kostnader. Dette dukker gjerne opp når årets 'oppsummering' kommer, nemlig avregningen av felleskostnadene.

Avregning av felleskostnader er for mange eiendomsforvaltere den største oppgaven man har og er en slags fasit på om det man har gjort resten av året har vært riktig håndtert. Skulle man av ulike årsaker 'henge etter' med rutinene, så vil det dessverre straffe seg i arbeidet med avregningen. Dette forsøker man selvsagt å unngå og her kommer noen forslag og tips for å bidra til en forhåpentligvis enklere og mer effektiv avregningsprosess.

Husk å avstemme akonto felleskostnadene gjennom året

Det kommer her an på hvordan hvert enkelt eiendomsselskap har lagt opp strukturen for gjennomgang av felleskostnader. Noen aktører lar regnskaps- og driftsavdelingen ta gjennomgangen av kostnadene, mens eiendomsforvalter kun får tall som skal fordeles.

Hos Malling og Co er eiendomsforvalteren mer involvert og går gjennom samtlige felleskostnader i løpet av året. På den måten har eiendomsforvalter mer kontroll og får samtidig et større eierskap til avregningen. God teksting er et tips for å spare tid, for eksempel på fakturaer tilknyttet strømmålere. Har man 10 forskjellige målere som skal fordeles mellom forskjellig leietakere på et eller flere bygg, så er det tidkrevende å gå gjennom samtlige fakturaer dersom de kun er tekstet med 'strøm'. Setter man målernummer først og deretter periode, så kan man enkelt i avregningen sortere hvilke målere som skal til hvilken leietaker. Man bør også være påpasselig med at alle felleskostnadene relatert til året, kommer med. Et eksempel her er at strøm og nettleie for desember havner i januar året etter (eller senere) og må periodiseres inn i avregningen. Dette er viktig da man har inn- og utflytting hele året og de faktiske kostnadene for perioden bør fordeles til korrekt leietaker. Man bør også løpende avstemme felleskostnader mot a konto fakturert, for på den måten ha kontroll på at ikke leietakerne eller gårdeier går på en 'kostnadssmell' i form av etterfakturering og eller eierkostnader.

Kostnadsfordeling kan være en 'het potet'

Som nevnt tidligere kan det oppstå diskusjoner når kostnadsfordeling er tema. I utgangspunktet så kan felleskostnadene defineres som 'kostnader knyttet til de felles varer og tjenester som blir levert på eiendommen', altså noe som ikke kan henføres direkte til en enkelt leietaker. Dette kan være enkelt i teorien, men ikke like lett i praksis. Det kan være at enkelte leietakere føler de ikke har like stor 'nytte' av en felleskostnad som andre leietakere, men dette er vanskelig å skille ut. Det vil være kostnader som enkelte leietakere nyter bedre av enn andre, men hvis man skal skille på hver enkelt kostnad, så ville det til slutt ikke være nødvendig å kalle det felleskostnader. I sum så er dette en del av det å være et i fellesskap.

Derfor er vanligste praksis å benytte seg av areal som fordelingsnøkkel. Man har selvsagt unntak, og de er det viktig å være bevisste på. I samarbeid med driftssjef, så kan man utarbeide avvik fra en generell kostnadsfordeling. Et eksempel her er at noen dagligvarebutikker har en egen renovasjonsordning og skal i så måte ikke være med på byggets renovasjonsordning. Det kan også være at leietakerne har egne punkter i leiekontrakten man bør være oppmerksom på.

Kontroller punktene i kontrakten

Spesielt etter man har overtatt en ny portefølje er det viktig å nøye gjennomgå punktene i leiekontrakten som omhandler felleskostnadene da de kan inneholde fallgruver. Første punktet som kan være verdt å merke seg er om avregningsfrist blir nevnt. Basert på dette kan man prioritere hvilken avregning man bør ta først. Skulle man allikevel ikke rekke fristen, så er det viktig å gi skriftlig beskjed til leietakerne om dette. En kostnadspost som til tider avviker mellom leiekontraktene, er om leietakeren skal dekke eiendomsskatt.

En annen ting å sjekke er om det er lagt inn et 'tak' eller 'fast' beløp på felleskostnadene. Det er nok av eksempler på utleiere som har gått for en høyere leiepris og 'bakt' inn felleskostnadene inn i husleien. Ulempen her er at deler av kostnadene i en felleskostnadsavregning kan være ganske uforutsigbare, slik som fjernvarme og strøm/nettleie. I tillegg kan det i ettertid dukke opp kostnader slik som nettopp eiendomsskatt. Et annet aspekt er hva det står i kontrakten dersom man blir nødt til å endre fordelingsnøkkelen. Selv om arealrapporten som angir fordelingsnøkkelen gir faktisk areal per dags dato, så er det ikke sikkert at det er arealet som skal benyttes i avregningen.

MVA-kostnad og nullspill

Når kontrakter er sjekket og korrekte kostnader med riktig fordeling er lagt inn i avregningssystemet, så må det også gjøres avstemminger. Arealet skal gjennomgås med tanke på at alle arealer for hele perioden skal være tatt med. Inntektene må avstemmes for å sjekke at faktisk utfakturert stemmer både med hva som ligger i avregningssystemet, men også at de ligger på korrekt inntektskonto i regnskapet. Et annet viktig punkt, er å finne ut om det er differanse mellom hva som er registrert som MVA-kostnad i regnskapet mot avregningens faktiske MVA-kostnad. Det dukker ofte opp aspekter i avregningen som gjør at det blir differanser enten den ene eller andre veien. Dersom det for eksempel i et bygg med både pliktige og ikke pliktig leietakere er kostnader som kun skal belastes de pliktige leietakerne, så vil dette får konsekvenser for MVA-kostnadene på bygget. Her vil dette føre til lavere MVA-kostnader på bygget, som igjen vil føre til differanse mot hva som ligger i regnskapet. I dette tilfellet må utleier tilbakebetale MVA til myndighetene. Denne differansen er også en del av den siste store avstemmingen, nemlig for å kontrollere at avregningen går i 'null'. Her må alle inntekter, kostnader og avsetninger i balansen legges i 'potten' for å se til at man har fått med seg alt. Dersom dette ikke er tilfelle, så må man sjekke avregningen på nytt for å finne avvik.

Ekspertise og erfaring

Avslutningsvis så finnes det avregninger i alle formater, som regel basert på hvordan eiendommen er 'bygd opp', noe som også påvirker vanskelighetsgraden. Man har alt fra enkle til litt mer kompliserte avregninger. Sistnevnte kan gjelde næringslokaler som ligger i et sameie, hvor man må hente inn regnskapet fra sameiet for å få trukket ut MVA til de pliktige leietakerne. Eller at man har eiendommer som er splittet opp i flere bygg med forskjellige fordelingsnøkler. I slike situasjoner er det en stor fordel å ha et team i ryggen som innehar ulike erfaringer rundt dette. Malling og Co har over tid bygget opp et team som per i dag består av 14 eiendomsforvaltere med unik kompetanse og erfaring på dette komplekse fagområdet.

LES OGSÅ: Hva gjør en god forvalter skikkelig god

Totalleverandør med øye for detaljer

Som Norges største og eldste eiendomshus håndterer vi alle forhold rundt en eiendom på vegne av gårdeier.  Vårt ansvar er å sørge for at alt skjer i henhold til avtaler, lover og regelverk og at kommunikasjonen er god med alle målgrupper, herunder eiendommens leietakere.

I tillegg bruker vi vår erfaring og kompetanse til å se muligheter for å få maksimalt ut av hver eiendom og skape større verdi for eier. Våre folk har spisskompetanse på ulike områder, som gjør at vi vet hvilke tiltak og initiativer som vil gjøre eiendommen mer attraktiv og lønnsom.

For våre kunder er det en trygghet at vi har kontroll på alle deler av forvaltningen og ser nye muligheter for eiendommene.

Besøk vårt digitale kunnskaps-bibliotek 

Vi har laget e-bøker med tips og råd innenfor:

• Eiendomsutvikling
• Investeringer i næringseiendom
• Proptech
• Leietakertilfredshet
• Valg av kontorlokaler

Klikk her for å komme til vårt digitale kunnskaps-bibliotek.