Alfred Robot: Vår digitale medarbeider

I 2017 tok Malling & Co Forvaltning et strategisk skritt mot økt effektivitet og ansatte en medarbeider litt utenom det vanlige for å håndtere inngående fakturaer. Det som gjorde medarbeideren annerledes fra tidligere ansettelser, var blant annet at den krevde svært nøyaktige prosedyrer og instruksjoner for å kunne utføre sin nye arbeidsoppgave.Denne nye medarbeideren var en programvare bedre kjent som Robotic Process Automation (RPA). Kort forklart bruker programvaren softwarebots for å automatisere repetitive og standardiserte oppgaver. Disse «robotene» simulerer menneskelige handlinger i brukergrensesnittet til ulike systemer og applikasjoner, ofte for å utføre oppgaver på vegne av eller i samarbeid med ansatte.

Integrering og opplæring

Med dette gode samarbeidet fikk vår kjære robot et navn, Alfred Robot, og et tilbud om fast ansettelse (også kalt «kjøp av lisens»). Det var ikke bare Alfred som fikk ny stilling. Vi både kurset og involverte ansatte på et tidlig tidspunkt og endret måten vi jobbet på for å best kunne utnytte og samhandle med den nye teknologien. Alt i alt en prosess som gjorde oss mer tilpasningsdyktige og utviklingsvennlige enn noen gang. Alfred Robot er fortsatt en trofast og effektiv medarbeider i 2024, med flere lisenser, mer kraft enn noen gang og fortsatt uten en eneste fridag eller kaffepause. Helt siden Alfred sitt første klikk var vi overbevist om overførbarheten og gevinsten av denne teknologien. Og den var øyeblikkelig.

Siden RPA kan jobbe i brukergrensesnittet til systemer tilsvarende mennesker er ikke lenger automatisering begrenset til hva systemene allerede kan tilby, løfter om fremtiden, at de kan «snakke» med andre systemer, eller dyre tredjepartsløsninger. Dette har gitt oss friheten til å digitalisere og automatisere i vårt tempo og dermed alltid kunne tilby våre kunder siste generasjons teknologiske løsninger som en del av våre forvaltningstjenester. Og best av alt – det utvikles av mennesker med bakgrunn i fagene. Vår digitale medarbeider hjelper allerede våre kunder og ansatte med dokument- og epostbehandling, systemovervåkning og varsling, datauttrekk og analyse, bokføring og avstemming, eller bare som en trygg og kunnskapsrik assistent med de nyeste GPT-modellene. 

Som enhver medarbeider, har Alfred utviklet seg med tiden og blitt en sentral del av vår digitaliserings- og automatiseringsstrategi. Ved å kombinere faglig kompetanse med RPA, datavarehus og AI, har Alfred har gått fra å være en enkel klikkmedarbeider til å bli en intelligent medarbeider. Fra å videresende sine første fakturaer i 2017 har Alfred nå bistått i over 250 automatiseringsprosesser på tvers av alle avdelingene i Malling og utfordres daglig både internt i Malling og av våre kunder.

Krysningspunktet mellom Kompetanse og Teknologi

Gjennom automatisering av disse prosessene flytter vi interne ressurser fra repeterende og tidkrevende oppgaver til forsterkede kontrollfunksjoner. Dette forbedrer nøyaktigheten, sikrer overholdelse av regelverk, og hever kvaliteten på tjenestene. Automatisering fører også til forbedret datakvalitet ved at dataene blir behandlet uten menneskelige, manuelle feil og at de bokføres oftere og raskere. Da øker reliabiliteten i dataene, som er avgjørende for beslutningstakere. Videre kan ansatte som tidligere var bundet til rutinemessige oppgaver, nå utnytte sin ekspertise der det virkelig teller. Ansatte får muligheten til å engasjere seg i mer meningsfylte roller og utvikle sine ferdigheter i tråd med selskapets strategiske mål, fremfor å «punche» tusenvis av bilag og gjøre manuelle avstemminger. Dette har gjort oss i Malling til en mer dynamisk og tilpasningsdyktig organisasjon som er bedre rustet til å bistå våre kunder uansett hvilke behov og utfordringer de skulle ha. 

LES OGSÅ; Mallings nye datavarehus gir gårdeiere unik innsikt i sine eiendommer 

Veien til automatisering: Fra tradisjonelle roller til fremtidens forvaltere

Fra vi begynte å automatisere har veien til automatisering blitt kortere enn noen gang. Alle har data og mange har allerede verktøyene tilgjengelig, uten at de egentlig er klar over det. Det mange bedrifter ofte mangler er kompetanse til å identifisere prosessene som kan automatiseres og å faktisk bruke automatiseringsverktøyene. En vanlig årsak til dette er kompetansespredningen. En regnskapsfører kan ikke skrive kode og en utvikler kan ikke føre regnskap. Men dette gapet blir smalere og smalere hvert år, ettersom vi jobber mer med data og blir mer systemavhengig. Markedet har i lang tid forsøkt å løse dette for oss, men uten å egentlig rive den tradisjonelle rollen opp etter rota.

Markedets første løsning på dette gapet var å opprette roller som oversatte forretningens behov til utviklerne, siden utviklerne ikke hadde forutsetningene for å forstå faget, og dermed behovet. Dette endte ofte med altfor mange kokker og lange pilotprosjekter for svært enkle prosesser. Markedets andre løsning var å forenkle utvikling på sine plattformer ved å gjøre de low- eller no-code. Som betyr at plattformene minimerer eller eliminerer behovet for håndskrevet koding og gjør det mulig for brukere å lage applikasjoner eller automatisere prosesser i grafiske brukergrensesnitt. Markedets tredje løsning, som også er dagens, er plattformer tilsvarende over som i tillegg gir deg teknologi som lager programmet for deg, gjerne ved hjelp av AI. De som har prøvd dette i dag vet at denne løsningen ennå er noe umoden. Veien til automatisering er altså kortere enn noen gang og tilgjengelig for alle. Men selv om markedets stadige tilpasninger gjør nye verktøy mer tilgjengelig, forblir våre ansatte og brukerne den absolutt viktigste ressursen. Derfor mener vi at gapet vil bestå så lenge rollene forblir tradisjonelle. Vi mener at for å være forberedt på fremtidens eiendomsforvaltning må vi ha fremtidens eiendomsforvaltere. I Malling er vi både forberedt og klare for å dele våre erfaringer og kompetanse. 

Det begynner å bli en stund siden Alfred Robot bokførte sitt første bilag. Fra å være en enkel maskin med en navnelapp «Alfred Robot: Ikke skru av!» er modellen nå et resultat av årevis med erfaringer, stadig skalering og løpende problemløsning. Vår viktigste erfaring er at verktøyene kommer i andre rekke, kompetansen kommer først. "The true power of a tool is determined by the hands that wield it" – ChatGPT

Totalleverandør med øye for detaljer

Som Norges største og eldste eiendomshus håndterer vi alle forhold rundt en eiendom på vegne av gårdeier.  Vi i regnskapsavdelingen er særdeles interessert i eindomsregnskapet og har spisset vår avdeling og systemer mot nettopp eiendom. Dette gjør oss ekstra kvalifisert til å bistå profesjonelle eiendomsaktører med den økonomiske forvaltningen. I tillegg til ordinær regnskapsførsel kan vi også bistå inn i spesifikke prosesser der man trenger spesialistkompetanse. Vi har bidratt kunder gjennom krevende prosesser som kjøp og salg, due diligence samt andre komplekse transaksjoner. Vårt team har en god bredde i kompetanse og erfaring inn i de fleste områder.

Er du klar til å ta eiendomsforvaltningen til et nytt nivå?  Kontakt Malling i dag.

Besøk vårt digitale kunnskaps-bibliotek

Vi har blant annet laget e-bøker med tips og råd innenfor:

• Eiendomsutvikling
• Investeringer i næringseiendom
• Proptech
• Leietakertilfredshet
• Valg av kontorlokaler
  

Klikk her for å komme til vårt digitale kunnskaps-bibliotek.