Kundecase: Skala

Et svært vellykket prosjekt vi jobbet med fra 2014-2016 var å finne nye kontorlokaler for Skala. Til tross for noe skepsis blant de ansatte rundt å flytte fra egne kontorer til åpent kontorlandskap, viser en medarbeiderundersøkelse at de scorer over middels på så godt som alle punkter. På en skala fra 1-5 hvor 5 er mest enig, finner vi blant annet følgende resultater:

• Flyttingen har vært positiv for arbeidsmiljøet: 4.06/5
• Jeg setter pris på nytt kontorinteriør: 4.48/5
• De ansatte var tilstrekkelig involvert i flytteprosessen: 3.83/5

Utfordring

Skala er et selskap som i nesten 80 år har levert tjenester og produkter for matindustrien, særlig tilknyttet meieribransjen. I 2014 satt de i en situasjon hvor leiekontrakten snart løp ut for de litt avsidesliggende lokalene i Alna, og besluttet å kontakte Malling & Co Leietakerrådgivning for å finne noe bedre.

– De gamle lokalene var egentlig en 90 meter lang korridor, med identiske kontorer på hver side, med rullegardiner trukket for og lukket dør. Du var på kontoret og følte at det ikke var noen andre der, til tross for at vi er femti ansatte. I tillegg var det ikke ordentlig plass til å ha møter, eller tilpasning for store ingeniørtegninger – så det var en veldig dårlig løsning,
forteller Trine Lise Knutsen, som er HR- og kommunikasjonsansvarlig for Skala.

Bildene over er av det gamle kontoret. Det gjaldt altså å finne lokaler med bedre beliggenhet, og med en mer moderne, åpen landskapsløsning.

Prosessen

Malling & Co Leietakerrådgivning hjalp Skala med å finne nye lokaler rett ved T-banen i Helsfyr, først gjennom søkefasen, og deretter med å følge opp kravspesifikasjonene før og under innflytting. I tillegg skryter Knutsen av rådgivningen fra prosjektleder Nora Brinchmann, da de ansatte i utgangspunktet var litt skeptiske til åpent kontorlandskap.

– Du trenger en rådgiver som vet hvilke fallgruver som finnes, som kjenner psykologien rundt flytting og endring, og hvordan det burde kommuniseres. I tillegg kan det jo uten gode rådgivere koste skjorta å komme seg ut av de gamle lokalene, og inn i de nye. Det handler om ren byggeteknisk kompetanse – å vite hva ting koster. Den informasjonen sitter man jo ikke på i en vanlig administrasjon,
sier Knutsen.

Resultatet

Knutsen beskriver hvordan hun forsto at flyttingen var en suksess da de ellers så nøkterne ingeniørene begynte å gi veldig mange visninger til kunder, venner og familie rundt om på kontoret.

Det var et tegn på at de var fornøyde med, og stolte av løsningen. Skala er også fornøyde med profesjonaliteten til de nye eierne, som har en skikkelig struktur og organisasjon rundt seg, i motsetning til de privateide tidligere lokalene.

Vår prosjektleder, Nora Brinchmann, beskriver på sin side Skala som en spennende og engasjert kunde å jobbe med, og er svært fornøyd med endelig resultat.

 – De nye lokalene har bedre beliggenhet og andre høyere kvaliteter enn de gamle, som for eksempel bedre plassutnyttelse. Vi oppfylte egentlig kravspesifikasjonen på alle områder. Brukerne er fornøyde – også mange av de opprinnelige skeptikerne til landskap – fordi man har jobbet veldig grundig med løsningen, og gjort sitt beste for å ta hensyn til alles behov, avslutter Brinchmann.