Leieavtalen nærmer seg utløp, hva bør du som leietaker gjøre?

Nåværende leieavtale nærmer seg utløp, og virksomheten er usikker på om det er mest hensiktsmessig å forhandle fram en ny avtale for nåværende lokaler, eller bytte kontorlokaler. Spørsmålet er høyst relevant for de fleste leietakere, men er det her prosessen bør starte?

De fleste virksomheter tester markedet for ulike produkter og tjenester de kjøper inn med jevne mellomrom for å sikre at man oppnår markedsmessige vilkår. Det gjelder også markedet for kontorlokaler. Testing av markedet skjer gjerne når det nærmer seg utløp av leieavtalen.

For å kunne gjøre den beste avtalen er det derfor viktig å vite at prosessen ikke starter med å beslutte om man skal flytte eller bli i eksisterende lokaler- gjennomføring av prosessen vil gi svaret på dette.

Først må markedet kartlegges og tilbud innhentes, evalueres og forhandles, før din virksomhet kan beslutte hva som er den beste løsningen for deres behov. Det er derfor nødvendig å ha en spesialist med på laget. Gårdeieren er en profesjonell part som løpende inngår leieavtaler etter hvert som lokaler blir ledige. De fleste gårdeiere er derfor godt oppdaterte på status i markedet. Leietakeren derimot, er som regel ikke aktiv i markedet for næringseiendom regelmessig, og bør derfor knytte seg til en profesjonell leietakerrådgiver som kan utligne dette kompetanse-forspranget gårdeierne har.

LES OGSÅ: Redd barna fikk husdrømmen oppfylt med spektakulært bærekraftsbygg

Dette må du gjøre når leieavtalen nærmer seg utløp

Det kan være vanskelig å vite hvor tidlig man skal begynne å vurdere nye muligheter, og hvor man skal begynne prosessen. For å få de beste avtalene er det først og fremst viktig å være tidlig ute. Dersom eksisterende gårdeier forstår at du som leietaker er under tidspress, vil dette kunne resultere i at gårdeiers tilbud om forlengelse av leieavtalen ikke alltid er det beste. Det får du først når du har satt i gang prosessen tidlig nok til å kunne innhente tilbud fra konkurrerende gårdeiere, slik at dagens gårdeier opplever at det er reell fare for å miste deg som leietaker.

Ta rede på hvor tidlig du må begynne prosessen

Hvor tidlig leietaker bør starte prosessen med å kartlegge markedet varierer i forhold til antall kvadratmeter leietaker leier per dags dato samt hvor mange kvadratmeter leietaker behøver.

Generelt kan man si at leietakere som har under 1.000 kvadratmeter ikke bør starte prosessen senere enn 12 måneder før utløp av leieavtalen. Leietakere med mellom 1-3.000 kvadratmeter anbefales å ikke starte senere enn 2 år før utløpet av eksisterende leieavtale. Dersom leietakeren behøver mer enn 3.000 kvadratmeter, bør leietaker starte prosessen rundt 3 år før utløp av leieavtalen.

Det tar tid å gjennomføre en strukturert markedskartlegging, tilbudsinnhenting og forhandling. I tillegg må det tas hensyn til tiden det tar å bygge eller pusse opp nye lokaler for en leietaker.

LES OGSÅ: Derfor bør du ikke reforhandle ny leieavtalen selv

Ta kontakt med en profesjonell leietakerrådgiver- og sett i gang kartlegging av markedet

En profesjonell leietakerrådgiver vil strukturere prosessen slik at hele markedet kartlegges, samt sørge for at hver enkelt gårdeier har strukket seg så langt de kan i form av et endelig tilbud.

Videre vil leietakerrådgiveren utarbeide en detaljert teknisk kravspesifikasjon som sikrer at alle ytelser er grundig spesifisert. Kravspesifikasjonen tjener både som et sammenligningsgrunnlag for tilbudene som skal innhentes, og som dokumentasjon på den kontraktsfestede ytelsen i leieavtalen.  

Ønsker du mer innsikt om leiemarkedet? Last ned vår nyeste markedsrapport.

La gårdeiere kjempe om den kontantstrømmen du som leietaker representerer

Næringseiendom er etter hvert blitt en egen aktivaklasse de fleste profesjonelle investorer bør være investert i. Dette har medført at næringsbygg omsettes i stadig større grad enn tidligere. Byggene verdsettes ikke lenger primært basert på "murstein og stål", men basert på den kontantstrømmen som er bundet opp i arealene gjennom leieavtaler. En leietaker burde derfor la gårdeierne kjempe om den kontantstrømmen som leietakeren representerer. Først da får man svaret på hvor langt markedet er villig til å strekke seg for den leietakeren.

Det står ofte store verdier på spill knyttet til leieavtaler. En leieavtale over 10 år for et lokale på 2000 kvadratmeter med en kvadratmeter pris på 2500 kr per kvadratmeter utgjør en nominell forpliktelse på 50 millioner norske kroner før det inkluderes blant annet felleskostnader, energi, parkering og kantinekostnader. For å sammenligne med en rettsak: ville du møtt til forhandling med et slikt beløp uten egen advokat når du vet at motparten møter med egen advokat? De fleste virksomheter ser at det er hensiktsmessig å sikre at en profesjonell leietakerrådgiver ivaretar deres interesser med slike verdier på spill.

Som i resten av forretningsverden er det også i eiendomsbransjen adskillig billigere å beholde en eksisterende kunde enn hva det er å vinne en ny kunde. Ny leietaker resulterer ofte i store byggmessige endringer som for eksempel layout, et annet gulvbelegg og andre planløsninger enn hva leietakeren som flyttet ut hadde. Denne leietakertilpasningen er kostbar og lar seg ofte ikke finansiere med økt leiepris fullt ut. Den blir dermed en faktor som bidrar til å redusere gårdeiers avkastning på det aktuelle lokalet. En profesjonell leietakerrådgiver vil utnytte posisjonen til å oppnå best mulige betingelser for en forlengelse av leieforholdet, hvis det er en reforhandling leietakeren foretrekker.

Malling & Co Leietakerrådgivning

Malling & Co Leietakerrådgivning bistår leietakere i alt fra å søke etter egnede lokaler, forhandle og reforhandle betingelser i leiekontrakt til å følge opp det byggetekniske når lokalene tilpasses bedriftens ønsker og behov. I tillegg tilbyr vi eiendomsfaglige vurderinger av større leieporteføljer, utvikling av skreddersydde arbeidsplasskonsepter, strategisk rådgivning, og prosjektledelse når lokaler skal tilpasses leietaker. 

Våre rådgivere har som målsetning å sikre våre kunder mest mulig egnede lokaler til de beste kommersielle, tekniske og juridiske vilkår, og sikre at leietaker får mest mulig verdi ut av arealene de disponerer. Godt støttet av vår analyseavdeling, har vi til enhver tid god oversikt over hvilke lokaler som er tilgjengelig i markedet og hva som er en riktig markedspris.

» LES MER OM VÅR AVDELING HER

» KONTAKT OSS FOR EN GRATIS KONSULTASJON

» BESØK VÅRT DIGITALE KUNNSKAPS-BIBLIOTEK

Her finner du e-bøker med tips og råd innenfor:

• Eiendomsutvikling
• Investeringer i næringseiendom
• Proptech
• Leietakertilfredshet
• Analyser og verdivurderinger
• Energi- og miljø
• Valg av kontorlokaler